Die Materialverwaltung gehört dem Departement Schule und Sport der Stadt Winterthur an. Sie erbringt Dienstleistungen für alle Volks- und städtischen Schulen und die gesamte Verwaltung in der Stadt Winterthur mit ihren gut 100'000 Einwohnern und hat folgende Aufgabenbereiche:
- Lagerhaltung und Vertrieb von Büro- und Schulmaterialien, Reinigungsmaterial und –geräte für 50 Schulhäuser und 45 Kindergärten sowie sämtlicher Amtsgebäude der Stadt Winterthur
- Einkauf und Vertrieb von Nicht-Lagerartikeln wie Schul- und Büromobiliar, Geräte, Maschinen, Lehrmittel usw.
- Logistik z.B. Organisation von Zügeltransporten, Entsorgung
Die Qual der Wahl
Die Materialverwaltung, als Einheit der Stadt Winterthur, hatte bis anhin kein durchgängiges ERP-System im Einsatz. Die Verwaltung von über 3‘000 Lagerartikeln, Drucksachen, Bestellungen, Aufträge und Rechnungen wurden in unterschiedlichen Systemen und teils in Word und Excel abgearbeitet. Es gab zwar bereits einen gut funktionierenden Webshop. Dieser war aber an keines der vorhandenen Systeme angebunden.
Im Herbst 2005 schrieb die Materialverwaltung in Zusammenarbeit mit der Informatikabteilung der Stadt Winterthur das Projekt zur Einführung eines ERP-Systems aus. Verschiedene NAV-, SAP- und ABACUS-Partner bewarben sich um den Zuschlag.
„Microsoft Dynamics NAV hat uns schnell überzeugt – das Preis-Leistungsverhältnis war nicht zu schlagen“, berichtet Benedikt Haupt, Stellvertretender Leiter der Materialverwaltung und Mitglied des damaligen Projektteams.
„Doch hinsichtlich des Lösungspartners hatten wir die Qual der Wahl. Die Offerten der anbietenden NAV-Partner waren alle sehr gut und unterschieden sich nur um Nuancen“, führt Herr Haupt aus. „Beeindruckt hat uns aber ein Besuch bei der Basellandschaftlichen Kantonalbank. Dort konnten wir uns die Materialwirtschaft mit integriertem Webshop in Microsoft Dynamics NAV anschauen. Das war genau das, was wir brauchten. “
Somit bekam die Prime Vision AG den Zuschlag.
Meilensteine des Projekts
Bereits zum 01.01.2007 lief der Ein- und Verkauf der Materialverwaltung komplett über Microsoft Dynamics NAV ab. Gleichzeitig konnte auch die Kreditkontrolle für die Schulen über Microsoft Dynamics NAV verwaltet werden.
Nur ein Jahr später wurde der Webshop integriert, über den Lehrkräfte, Hauswarte, Mitarbeiter der Verwaltungen und Externe bei der Materialverwaltung bestellen. „Die Inbetriebnahme des Webshops hat uns einiges Kopfzerbrechen bereitet“, erinnert sich Herr Haupt. Doch die Mühe hatte sich für alle Beteiligten gelohnt, als ab April 2008 erstmalig auch die Bestellungen für das neue Schuljahr 2008/2009 komplett über den Webshop abgewickelt werden konnten.
Doch die Zeit bleibt in der Materialverwaltung nicht stehen: Im Zuge der kantonalen Schulreform und der darin beinhaltenden Einführung der geleiteten Schulen und der alleinigen Kostenverantwortung durch die Schulleitung musste u.a. der Genehmigungs-, Bestell- und Auftragsworkflow neu definiert und ins bestehende Microsoft Dynamics NAV integriert werden. Auch dies wurde, und wird laufend, durch die verantwortlichen Personen von Prime Vision in Microsoft Dynamics NAV umgesetzt.
Auch dies eine weitere Stärke des Programms: Durch dessen offenes System ist es immer wieder auf gute Art und Weise möglich, das Programm auf die individuellen Arbeits- und Organisationsstrukturen innerhalb der Stadt Winterthur und den entsprechenden Ansprüchen der Materialverwaltung anzupassen.
Fazit
„Mit Microsoft Dynamics NAV verfügen wir heute über ein sehr fortschrittliches System. Keine Tippfehler bei manuellen Eingaben von Bestellungen, kein Suchen von Rechnungen in dicken Ordnern, keine Verwaltung unterschiedlicher Adressstämme bedeuten für uns eine ungeheure Arbeitserleichterung“, so Herr Peter Buchwalder, Leiter der Materialverwaltung.
Auch Herr Haupt fällt ein positives Resümee: „Wir haben, glaube ich, alle nicht gedacht, wie immens zeitaufwändig so eine Projekteinführung ist, und die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung der Stadt Winterthur bereitet uns immer mal wieder Kopfzerbrechen. Die Zeit der Einführung war sehr spannend, und es hat viel Spass gemacht zu sehen, wie das Projekt voranschreitet. Wir sind sehr zufrieden mit Microsoft Dynamics NAV und der Betreuung von Seiten der Prime Vision.“
Herzlichen Dank an alle Beteiligten bei der Stadt Winterthur, die zur Erstellung dieser Referenzgeschichte beigetragen haben.